Как внести изменения в журнал учета трудовых книжек


как внести изменения в журнал учета трудовых книжек

Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.

В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:

  1. Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
  2. Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
  3. Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
  4. Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
  5. Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.

Общие требования к журналу учета трудовых книжек

Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.


Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Основные требования к внешнему виду документа:

1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.

2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.

3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.

4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:

  • название документа;
  • количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
  • дату начала ведения журнала;
  • подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.

Инструкция по заполнению книги учета

Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом:


Порядковый номер столбцаСодержание1Проставляется порядковый номер записи2, 3, 4Указывается дата внесения записи в формате: ДД.ММ.ГГГГ5Заполняется ФИО владельца трудовой книжки. Указывать инициалы запрещено, имя и отчество (при наличии) должны быть занесены полностью6Указываются реквизиты трудовой книжки или вкладыша в нее. При этом реквизиты вкладыша нужно записать только в том случае, если он выдан в данной компании. Если же вновь принятый работник сдает трудовую, содержащую вкладыш, оформленный на одном из предыдущих мест работы, указываются только номер и серия самой книжки.

  • Реквизиты могут отличаться в зависимости от года выпуска бланка:
  • с 1938 до 1974 – унифицированные формы не имели серии и номера, поэтому при заполнении реквизитов нужно проставить прочерк или запись «б/н»;
  • с 1974 по 2003 – выпускались трудовые книжки серий AT-I – АТ-X с 7-значным номером;

с 01.01.2004 по настоящее время – бланки трудовых книжек имеют серию ТК, ТК-I – ТК-V (вкладыши – ВТ, ВТ-I), номер также состоит из 7 знаков

7Заполняется должность работника в точном соответствии с трудовым договором (приказом о приеме на работу, протоколом общего собрания)8Указывается краткое название работодателя и наименование структурного подразделения (службы, отдела и пр.), в котором будет работать сотрудник9Заносятся реквизиты приказа о приеме на работу или иного документа, на основании которого работник вступает в должность. При заполнении вкладыша к трудовой книжке в данном столбце ставится прочерк10Ставится подпись должностного лица, ответственного за ведение журнала11Указывается сумма, внесенная работником в оплату нового бланка. Если регламент работодателя не предусматривает взимание платы с сотрудников за новые бланки или запись не связана с оформлением новой трудовой книжки или вкладыша к ней, в данном столбце ставится прочерк12Указывается последний рабочий день сотрудника в данной организации. Если работник ушел в отпуск с последующим увольнением и получил расчет и трудовую книжку в последний рабочий день, нужно записать дату увольнения согласно приказу (в данном случае такой датой будет являться последний день отпуска)13В зависимости от ситуации:

  • проставляется подпись сотрудника, получающего на руки трудовую книжку;
  • заполняются реквизиты уведомления, направленного работнику, если уволенный не явился за трудовой в кадровую службу компании;
  • указывается дата почтового отправления (передачи в курьерскую службу), если трудовая книжка была отправлена через почту (иную организацию, занимающуюся доставкой документации)
  1. Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.
  2. В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.
  3. При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек

Как внести исправления в книгу

Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

  1. В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
  2. Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
  3. Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

Ответственность за несоблюдение правил учета

За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

  • предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Источник: https://nalog-spravka.ru/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html

Содержание:

Что изменится в заполнении трудовых книжек с 28 января 2020 года?

Изменения в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек (далее – Инструкция) внесены постановлением Министерства труда и социальной защиты от 10 января 2020 г. № 1 «Об изменении постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40» (далее – постановление).

Минтруда и соцзащиты обращает внимание на следующие новации:

1) Наниматели – физические лица, начиная с 28 января 2020 г., не будут заполнять трудовые книжки работников (в соответствии со статьей 50 Трудового кодекса).

Наниматели – физические лица: ИП; адвокаты, осуществляющие индивидуальную адвокатскую деятельность; нотариусы, осуществляющие нотариальную деятельность в нотариальном бюро; физические лица, осуществляющие деятельность в сфере агроэкотуризма; физические лица, принимающие на работу нянь, сиделок, помощников по хозяйству и других домашних работников.

!Физические лица обязаны не позднее 28 февраля 2020 г. своим наемным работникам выдать трудовые книжки с внесением соответствующей записи и подписанной нанимателем. Издавать приказ о прекращении заполнения трудовых книжек в отношении работников, работающих у нанимателей – физических лиц, не требуется.

Пример записи в трудовой книжке работника, работающего у нанимателя – физического лица:

«28.01.2020. Заполнение трудовой книжки прекращено в связи с вступлением в силу Закона Республики Беларусь от 18 июля 2019 г. № 219-З «Об изменении законов».

2) При выдаче работнику трудовой книжки нанимателям следует руководствоваться порядком, предусмотренным пунктом 74 и частью шестой пункта 79 Инструкции, который определяет механизм выдачи трудовой книжки в случае увольнения работника, в том числе необходимость проставления подписи работника и даты получения трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

3) Не вносятся в трудовую книжку (помимо сведений о работе по гражданско-правовым договорам и осуществлении предпринимательской деятельности) сведения об осуществлении:

  • адвокатской деятельности;
  • нотариусом нотариальной деятельности;
  • деятельности по оказанию услуг в сфере агроэкотуризма,
  • иных видов деятельности в соответствии с законодательством.
  • 4) В трудовую книжку работника необходимо вносить записи при сдаче имущественного комплекса организации в аренду или передаче в доверительное управление акций (долей в уставном фонде).
  • Это обусловлено изменениями, внесенными в статью 36 Трудового кодекса.
  • 5) Уточняется порядок внесения записей в трудовую книжку работнику в случаях:
  • если работник был незаконно переведен на другую работу или уволен нанимателем, а затем восстановлен на прежней работе;
  • изменения формулировки причины увольнения.

6) С учетом появления в трудовых отношениях новой категории работников, выполняющих дистанционную работу (глава 25¹ Трудового кодекса), в Инструкции предусмотрен порядок выдачи трудовой книжки, в том числе дистанционному работнику, в случае, когда в день увольнения выдать ее работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения: в день увольнения работника наниматель должен направить ему заказное письмо (с уведомлением о вручении) о необходимости явиться за получением трудовой книжки или дать письменное согласие на отправление ее по почте.

Источник: https://www.gb.by/aktual/gosudarstvennoe-regulirovanie/chto-izmenitsya-v-zapolnenii-trudovykh-k

Бухгалтерский учет трудовых книжек в 2020 году

Период работы физических лиц отражаются записями в трудовых книжках. Документ относится к обязательным формам кадрового учета. Для лиц с отсутствием опыта работы трудовые книжки открывает работодатель. При отсутствии свободного места для записей в книжке дополнительно производится выдача вкладыша. Операции с движением документов сопровождаются бухгалтерскими проводками.

Возникновение потребности ведения бухучета

Необходимость в ведении бухучета трудовых книжек не возникает, если работник приносит форму для хранения в кадровом органе. После трудоустройства в документе производится соответствующая запись с последующей регистрацией в журнале учета. При этом действия ограничивается кадровым учетом.

Потребность в бухучете возникает при трудоустройстве работника без стажа или отсутствии места в книжке для внесения текста о приеме на работу или увольнении. При ведении учета производится запись операций, сопровождающих действия:

  • Покупку предприятием трудовых книжек.
  • Постановку документов на учет.
  • Выдачу документа работнику.
  • Прием платы, равной стоимости затрат предприятия на покупку.

Выдача нового документа производится после обращения работника к руководителю с заявлением. Согласно ст. 65 ТК РФ организация или ИП обязаны предоставить новый бланк или вкладыш при их отсутствии или утрате работником.

За предоставление трудовой книжки необходимо получить компенсацию затрат. Отказ получателя документа оплатить расходы организации или ИП по покупке формуляра не является основанием для отказа в выдаче. Все действия по покупке, учету, списанию документов сопровождаются бухгалтерскими записями.

Основные нормы в документообороте

На предприятиях трудовые книжки учитываются как бланки строгой отчетности (БСО).

Несмотря на распространенность документа в рознице, единственно законным способом приобретения является покупка форм БСО у законных представителей Гознака.

Предприятия организовано на базе федерального учреждения, с 2014 года является акционерным обществом. Компания занимается выпуском изделий, отмеченных государственными знаками, включая трудовые книжки.

В документообороте ответственные лица руководствуются Правилами, утвержденными ПП от 16.03.2003 № 225 (далее – Правила). Для осуществления записей используется журнал – приходно-расходная книга по учету бланков и вкладышей.

Порядок ведения книги учета

Руководители предприятий назначают лиц, отвечающих за ведение журнала. Движение документов осуществляется в бухгалтерии компании. При ведении учета применяют порядок, установленный Правилами:

  • Листы журнала нумеруются и прошиваются нитью. Табличная часть документа после сшивания должна быть доступна для записи и ее прочтения или ксерокопирования.
  • На прошивку устанавливается пломба с указанием стандартного текста о количестве листов, наименовании предприятия и данных о удостоверяющем лице. Запись должна быть заверена подписью директора или лица, замещающего согласно приказу.
  • В книгу вносятся записи о движении бланков или вкладышей. Выдача документов производится кадровому сотруднику, отвечающему за ведение трудовых книжек.
  • Учет ведется по каждому документу с указанием серии и номера.

По окончании каждого месячного периода ответственное лицо должно предоставить отчет о движении книжек, количества на начало и конец периода, наличия на учете. Дополнительно указывают размер поступивших средств для компенсации затрат предприятия.

Коммерческие компании и бюджетные организации обязаны иметь достаточное количество бланков на учете для обеспечения потребностей трудоустраивающихся лиц.

Записи в учете при покупке бланков

Учет операций по приобретению трудовых книжек осуществляется с использованием счета 76 при покупке по безналичному расчету. При постановке на учет необходимо иметь накладную, выданную продавцом. Трудовые книжки, приобретенные предприятием, нельзя отнести к категории товара. Основанием является то, что документ не предназначен для дальнейшей перепродажи.

Учет движения бланков преимущественно производится записями по счету 10. Ряд предприятием используют счет 41, что не соответствует позиции об отсутствии признаков товара. При постановке на учет одновременно осуществляется запись по счету 006, предназначенном для учета БСО. Забалансовый учет позволяет иметь информацию о наличии на учете необходимого количества документов.

Назначение операцииДебет счетаКредит счетаПроизведена оплата за бланки60 (76)51Отражено оприходование бланков1060 (76)Учтен НДС от поставщика1960 (76)Бланки приняты на забалансовый учет006

В дальнейшем при учете движения бланка и денежных средств в счет оплаты стоимости используется счет 73, к которому открывают субсчет 3 «Расчеты за трудовые книжки».

Выдача бланка работнику без стажа или вкладыша к нему

В связи с переходом права собственности от работодателя сотруднику возникает налоговая база по НДС. Налог, выставленный поставщиком, принимается к вычету. Обязанность по уплате налога не возникает, если предприятие не является плательщиком НДС. Моментом возникновения базы по НДС является день открытия трудовой книжки.

Пример оформления выдачи бланка

Предприятие ООО «Новость» приняла на работу сотрудника В. без трудового стажа. Стоимость приобретения после учета НДС составила 100 рублей. В учете ООО «Новость» произведены записи:

  1. Стоимость оформленного бланка учтена в расходах: Дт 91/2 Кт 10 на сумму 100 рублей;
  2. Отражено начисление НДС: Дт 91/2 Кт 68/1 на сумму 18 рублей;
  3. Произведено списание бланка на основании справки: Кт 006 на сумму 100 рублей;
  4. Стоимость бланка отражена в доходах: Дт 73/3 Кт 91/1 на сумму 118 рублей;
  5. Сумма задолженности удержана при начислении заработной платы по заявлению лица: Дт 70 Кт 73/3 на сумму 118 рублей.

Момент учета расходов предприятия определяется при возникновении затрат – приобретении бланков. Сумма платы за полученные бланки учитывается в составе доходов при возникновении задолженности перед предприятием.

Учет поступлений денежных средств

Предприятия должны получить компенсацию стоимости документа – сумму, затраченную на его приобретение. Величина платы не должна превышать стоимости приобретения (без учета НДС). Возможность получения оплаты предусмотрена п.

47 Правил.

Несмотря на то, что представление трудовой книжки является обязанностью компании, сумма, внесенная работником в кассу предприятия, может быть рассмотрена как выручка, поступление которой требует использования кассовой техники.

Во избежание спорных вопросов с налоговой инспекцией оптимальным вариантом является удержание суммы при начислении заработной платы работнику. Удержание осуществляется по заявлению лица, направленного на имя руководителя или главного бухгалтера. Без согласия сотрудника удержание не производится.

Назначение операцииДебет счетаКредит счетаОтражено поступление в кассу платы за предоставленный формуляр5073/3Отражено удержание стоимости бланка из расчетной ведомости7073/3Отражен доход от полученной платы73/391/1

При отказе работника оплатить сумму, затраченную работодателем на покупку трудовой книжки, стоимость списывается за счет средств предприятия. Сумма отражается в составе прочих расходов предприятия.

Учет книжек, предоставленных без взимания платы

Безвозмездная выдача бланков сотрудникам производится при массовой утрате книжек при хранении на предприятии либо порче документа по вине ответственного лица.

Компания в указанных случаях обязана обеспечить бланками трудоустроенным сотрудникам с отсутствием стажа или при отсутствии незаполненных листов бесплатно.

Законодательными нормами не установлено ограничение на безвозмездную выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним. При оформлении процедуры возникают особенности:

  • Для обоснования действий по безвозмездной выдаче формуляров издается приказ.
  • Порядок должен быть внесен в локальный акт, например, коллективный договор.
  • В расчете базы при подсчете прибыли и единого налога расходы по приобретению безвозмездно отпущенных бланков не участвуют. Стоимость выданной книги облагается НДС, к вычету налог продавца не принимается.

Выданные в безвозмездном порядке бланки должны облагаться у работника НДФЛ как полученный доход. Исключить налогообложение можно в случае оформления в составе необлагаемой суммы 4 000 рублей. Если выдача бланка оформляют в форме подарка, обязанность по обложению суммы не возникает.

Распространенные ошибки в учете бланков

Несмотря на простоту учета движения бланков в ряде случаев возникают ошибочные позиции.

Неверное положениеВерное положениеОтветственное лицо производит удержание стоимости из заработной платы сотрудника без получения согласияБезусловное удержание средств из дохода сотрудника производится только в отдельных случаях, определенных законодательством. Плата за предоставление бланков удерживается по заявлению лицаПредприятие использует незаполненную трудовую, принесенную самим работникомРаботодатель должен оформлять только трудовые книжки, купленные самим предприятием у официального представителя Гознак. Бланки в розничной продаже предназначены для покупки организацией или ИП

При использовании бланков, приобретенных не у представителей производителя, на предприятие может быть наложен штраф за нарушение трудового законодательства. Сумма административного штрафа установлена для ответственных лиц и ИП от 1 до 5 тысяч рублей, для организаций – от 30 до 50 тысяч рублей.

Вопрос № 1. В какой стоимости учитывается предприятием БСО за балансом?

Оприходование бланков с отражением по счету 10 производится в соответствии со стоимостью, указанной в накладной. При отражении бланков на забалансовом счете 006 учет ведется в условных единицах. Количество места учета зависит от наличия обособленных подразделений. Предприятие самостоятельно производит выбор единицы учета, равную, например, одному рублю.

Вопрос № 2. Когда необходимо произвести удержание платы за предоставленный работнику без стажа бланк?

Внесение платы за предоставленный документ либо удержание стоимости бланка по ведомости при выплате вознаграждения производится при открытии трудовой книжки. Основанием для оплаты является предоставление бланка сотруднику. Допускается производить удержание суммы при увольнении лица и получении документа на руки.

Источник: https://online-buhuchet.ru/buxgalterskij-uchet-trudovyx-knizhek-2/

Порядок внесения изменений в книгу учета

В связи с тем, что книга учета движения трудовых книжек ведется вручную, то человеческий фактор может сыграть свою роль. Никто не застрахован от ошибок, поэтому такое может случиться и с сотрудником кадровой службы, который уполномочен вести данную книгу.

Порядок исправления ошибок не является строго регламентированным. Есть общепринятые негласные правила, которых старается придерживаться каждая организация.

Как внести изменения в книгу учета движения трудовых книжек? Ошибки можно исправить следующим способом. Аккуратной ровной линией зачеркнуть неправильные данные и внести новую информацию. Необходимо сделать пометку «Исправленному верить», поставить подпись уполномоченного работника, который ведет книгу учета, и поставить дату, когда были внесены исправления.

Единственным нюансом является тот факт, что эта книга не предназначена для такого рода исправлений, и может просто не оказаться места для новой записи.

Можно использовать и такой способ исправлений: не зачеркивать неправильные данные, а ниже сделать пометку «Запись недействительна» и внести новую информацию.

Существуют основные требования, которым должна соответствовать любая книга учета трудовых книжек и вкладышей:

  1. Желательно, чтобы книга имела твердую обложку, и страницы были прошиты нитками. Это обусловлено тем, что ведется книга учета несколько лет, поэтому необходимо позаботиться о сохранности ее внешнего вида.
  2. Каждая страница должна быть пронумерована по порядку.
  3. Книгу нужно прошнуровать, а концы шнура приклеить к обложке с внутренней стороны с помощью небольшого листа.
  4. Необходимо опечатать книгу или опломбировать. Сургучная печать должна быть поставлена так, чтобы захватить часть листа, обложку и концы шнура, которые немного выступают. Пломбу нужно поставить на концы шнура. Печати организации не ставятся при ведении данного документа.
  5. Обязательно должна быть запись, которая будет нести информацию о количестве страниц в книге. Это число должно быть написано и цифрой, и прописью. Заверить эту информацию должен руководитель организации собственной подписью.
  6. Новая книга учета начинается с очередного порядкового номера. Старую книгу не нужно сдавать в архив, так как она еще будет использоваться при увольнении сотрудников, запись о трудовых книжках которых находится там. В ней будут ставиться подписи работников.

Когда книга учета движения трудовых книжек будет полностью заполнена, ее необходимо передать в архив. Там она будет храниться 50 лет.

Образец заполнения журнала учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей состоит из 13 граф. Они заполняются в хронологическом порядке при поступлении документов:

  • графа 1 – запишите порядковый номер записи: 1, 2, 3 и т.д.;
  • графа 2, 3 и 4 – запишите дату приема на работу (число, месяц и год);
  • графа 5 – отразите Ф. И. О. сотрудника. Имя и отчество запишите полностью, а не инициалами;
  • графа 6 – отразите реквизиты трудовой – серия и номер;
  • графа 7 – укажите должность или профессию работника. Формулировку возьмите из приказа о приеме;
  • графа 8 – запишите наименование структурного подразделения из приказа о приеме;
  • графа 9 – проставьте дату и номер приказа о приеме на работу;
  • графа 10 – в этой графе попросите поставить свою подпись сотрудника, который отвечает за заполнения трудовых книжек;
  • графа 11 – впишите сумму, которую получили за трудовую или вкладыш от работника. Если плату не взимали, поставьте прочерк;
  • графа 12 – заполните, когда сотруднику выдают книжку при увольнении. В графе ставят дату выдачи документа;
  • графа 13 – сотрудник расписывается о том, что он получил книжку на руки.

Мы заполнили образец журнала учета и движения трудовых книжек. Первый сотрудник уже уволился, поэтому по нему заполнены все графы. Второй еще работает, поэтому графы 12 и 13 – пустые. О том, кто должен перейти на электронные трудовые книжки в 2020 году и можно ли отказаться от ЭТК, рассказали эксперты Системы Главбух.

Образец заполнения книги учета и движения трудовых книжек

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *